Samarbets- och kommunikationsverktygs konsult
IT & Telekom
Detta uppdrag är inte längre tillgängligt.
Uppdragsbeskrivning
För kunds räkning söker vi nu en konsult inom samarbets- och kommunikationsverktyg.
Det övergripande uppdraget är att stärka vår kunds processer kring samarbete, kommunikation och dokumenthantering. De önskar övergå från ett traditionellt arbetssätt med dokument på en filserver och många möten, till ett modernt arbetssätt som stöds av digitala verktyg. Det handlar inte bara om att införa IT-verktyg utan framför allt om att införa ett modernare arbetssätt för att minska den onödiga administrativa tiden, särskilt för dokumenthantering, och för att hitta ett smartare sätt att hantera möten.
Uppdragets innehåll
Vår kund är i färd med att införa ett nytt arbetssätt inom sina administrativa processer, vilket inkluderar kommunikation, samarbete och dokumenthantering. Den systemlösning som finns, men som ännu inte är helt implementerad, är idag Microsoft 365. Dokument lagras för närvarande på en lokal filserver. Vår kund är i behov av nya, säkra och användarvänliga arbetssätt för kommunikation och samarbete, samtidigt som de navigerar genom stora frågor som molnlagring, GDPR och OSL. De regulatoriska frågorna är viktiga för dem och det är den största anledningen till att de inte har infört fler applikationer från Microsoft.
Vår kund behöver stöd i att strukturera upp arbetssätt och hitta lösningar för att det ska vara enkelt och tydligt för användarna att den rätta informationen hamnar på rätt ställe. Det innefattar hur dokument och filer skapas, lagras, arkiveras, bevaras, gallras och delas på ett korrekt sätt i förhållande till deras ärendehanteringssystem Evolution och den gällande informationshanteringsplanen.
Projektet är pågående och arbetet är indelat i fem steg:
1. Förstudie (genomförd)
2. POC (genomförd)
3. Pilot för myndighetsavdelningen (pågående)
4. Utredning av arbetssätt för övrig operativ verksamhet
5. Införande
2. POC (genomförd)
3. Pilot för myndighetsavdelningen (pågående)
4. Utredning av arbetssätt för övrig operativ verksamhet
5. Införande
Ansvarsområden:
- Verksamheten består av både administrativ dagtidspersonal och dygnet runt operativ personal. En stor utmaning är att nå båda dessa grupper utifrån deras särskilda behov.
- Analysera insamlade behov, samla in mer information om både nu- och bör-läge samt förankra dem på en övergripande nivå.
- Presentera och förankra beslutsförslag för val av produkter och användningsområden.
- Leverera en plan för strukturerat införande av arbetssätt och tillhörande produkter, inklusive behörighetshantering, migrering, förvaltning och livscykelhantering.
- Fortsätta införandet av nytt arbetssätt.
- Förändringsledning är en stor del av införandet.
- Utbildning och stöd vid införande till verksamheten.
- Konsulten ska vara huvudprojektledare för uppdraget tillsammans med en intern projektledare.
Krav på kompetens:
- Projektledare/Verksamhetsutvecklare med erfarenhet av att arbeta i gränslandet mellan IT och övrig verksamhet samt av att leda förstudier, projekt och andra utredningar där du ansvarar för att inhämta behov, facilitera möten samt föreslå och förankra lösningar.
- Erfarenhet av att konsultera inom räddningstjänsten och specifik kompetens i införande av gemensamma digitala arbetssätt och produkter för samarbete, kommunikation och dokumenthantering. Erfarenheten får inte vara äldre än tre år.
- Hög kunskap om de krav som ställs på offentliga verksamheter gällande bland annat GDPR och molnlagring.
- Metodisk och strukturerad.
Personlighetsdrag:
- God kommunikativ förmåga.
- Din erfarenhet visar också vad de inte ska göra.
- Du kommunicerar enkelt och begripligt utan att använda IT-fackspråk.
Period
2024-06-01 -
2024-12-31